Fungsi Mengembangkan Sistem Manajemen Kepegawaian

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI DI perusahaan PT. Anugrah Kreasi Solusindo.

Sumber daya manusia merupakan bagian terpenting dalam pelaksanaan fungsi dan tugas suatu instansi, prusahaan ataupun perguruan tinggi. Fungsi esensial manajemen sumber daya manusia adalah memastikan agar organisasi dapat mencapai tujuan-tujuan strategisnya dengan memiliki sumber daya manusia yang dapat diandalkan untuk memenuhi kebutuhan instansi secara kuantitas maupun kualitas. Pengelolaan aspek manajemen sumber daya manusia dalam sebuah instansi atau prusahaan dapat dikelola dan dilaksanakan dengan optimal, pengelolaan yang dilakukan secara konvensional sudah tidak efektif dan efisien pada saat ini. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, maka harus dikembangkanya suatu Sistem informasi manajemen kepegawaian yang hadal.

Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian merupakan suatu sistem informasi manajemen yang berfungsi untuk mengelola data, manajemen dan administrasi kepegawaian sebuah instansi, perguruan tinggi ataupun perusahaaan. SIM Kepegawaian menjadi solusi tepat bagi sebuah instansi, perusahaaan ataupun perguruan tinggi dalam mengatasi masalah manajemen kepegawaian.

Tujuan Implementasi SIM Kepegawaian adalah dapat terwujudnya suatu sistem informasi manajemen yang berintegrasi dalam suatu jaringan komputer yang mampu menghasilkan informasi yang bermutu untuk menunjang pengambilan keputusan manajemen kepegawaian di lingkungan instansi. Kegiatan ini juga mendukung proses bisnis serta kelangsungan sebuah instansi, perusahaan, ataupun perguruan tinggi. Oleh karena itu, komitmen sebuah instansi untuk menjalankan Sistem Informasi Manajemen haruslah sangat tinggi agar proses yang terjadi dilantai produksi menjadi menguntungkan bagi pengguna.

Manfaat sistem informasi manajemen kepegawaian, antara lain;

Mendapatkan informasi tentang keadaan pegawai (Profil Kepegawaian) yang cepat dan akurat
Pembuatan Laporan dapat mudah dikerjakan.
Mengetahui Pegawai yang akan naik pangkat dan yang akan mendapat kenaikan gaji berkala
Memudahkan suatu pekerjaan yang berhubungan dengan kepegawaian seperti angka kredit pegawai
Dapat merencanakan penyebaran (mutasi) pegawai sesuai pendidikan dan kompetensinya
Merencanakan Kebutuhan Pegawai (Neraca Kebutuhan Pegawai )
Memudahkan pemantauan jatah cuti
Memudahkan dalam pengelolaan beban kerja kepada pegawai
Memudahkan dalam presensi dan penggajian pegawai
Serta memudahkan dalam prekrutan pegawai

Fungsi sistem informasi manajemen kepegawaian, antara lain;

Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat
Mewujudkan data kepegawaian yang mutakhir dan terintegrasi.
Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan SDM
Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
Memperbaiki produktivitas SDM dalam perusahaan
Menyediakan Informasi Pegawai yang akurat untuk keperluan perencanaan, pengembangan, kesejahteraan dan pengendalian pegawai
Membantu Kelancaran pekerjaan di bidang kepegawaian, terutama dalam pembuatan laporan

Jika instansi anda menggunakan SIM Kepegawaian yang dikembangkan SEVIMA , anda pasti mendapat banyak manfaat dan banyak fitur yang tersedia, dan fitur-fitur tambahan yang ingin disesuiakan.

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah: (1) Membangun suatu proses daftar hadir karyawan secara online melalui hosting Local Area Network (LAN) setempat. (2) Menyiapkan slip penggajian di perusahaan PT. Anugrah Kreasi Solusindo, (3) Menghitung secara otomatis besaran pajak penghasilan karyawan yang bekerja di perusahaan PT. Anugrah Kreasi Solusindo. Dalam hal ini, metode pengerjaan proyek menggunakan metode Software Development Life Cycle (SDLC) dengan model waterfall. Dengan menggunakan pemodelan ini, pembuatan sistem informasi akan lebih tersusun dengan dokumentasi yang lengkap untuk membantu pada proses pemeliharaan sistem ini.

Sistem yang Berjalan

Berdasarkan sistem yang ada, PT. Anugrah Kreasi Solusindo khususnya dibagian keuangan masih menggunakan sistem yang konvensional, yang berarti setiap surat yang masuk dan keluar masih di dokumentasikan dengan cara ditulis dalam sebuah buku dan ini memungkinkan data hilang atau tidak aman. Mengedit template penagihan yang ada dalam format PDF (Portable Document Format) sehingga terkadang apabila terjadi kesalahan teknis dokumen yang sudah diisi dapat hilang secara seketika karena file tidak dapat disimpan. Pembuatan bukti pengeluaran kas harus dibuat secara manual di dalam Microsoft Excel, apabila perusahaan harus membuat banyak bukti pengeluaran kas maka mereka harus membuat banyak form bukti pengeluaran kas sebanyak yang mereka perlukan dalam Microsoft Excel. Hal ini menyebabkan bagian keuangan selain dapat kehilangan data juga membuang waktu ketika harus membuat form dan pendokumentasian tersebut secara manual.

Sistem yang akan Dikembangkan

PT. Anugrah Kreasi Solusindo ingin membangun sistem yang dapat memfasilitasi bagian keuangan untuk dapat meningkatkan kinerja kerja bagian keuangan agar lebih effektif dan effisien tanpa harus membuang waktu. Data surat masuk dan surat keluar dapat didokumentasikan secara lebih komputerisasi, pembuatan form penagihan, dan pembuatan bukti pengeluaran kas dapat di buat dengan cara lebih praktis tanpa harus dibuat secara manual.

Kelebihan SIM Kepegawaian

SIM Kepegawaian yang dikembangkan oleh Sevima berbasis web, sehingga bisa diakses dari manapun melalui jaringan internet.
Disertai dengan keamanan data dan pencatatan log user yang melakukan transaksi aplikasi. Sehingga lebih aman dan bisa dilakuan proses monitoring dan kontrol data.
Terdapat menu laporan yang bisa dikonversi tipe dokumen menjadi dokumen word, excel dan pdf.
Fitur pencarian data dan sorting data tiap halaman, sehingga memudahkan user untuk melakukan pencarian data yang diinginkan serta sorting data.
Aplikasi yang dikembangkan saat ini sudah support Mobile Responsive Website sehingga bisa dibuka melalui Smartphone dengan tampilan yang responsif.

Dari hasil pengerjaan proyek akhir ini dapat di simpulkan:

1. Bahwa dengan Aplikasi Kepegawaian yang di rancang ini, menghasilkan suatu sistem untuk proses memasukan data kehadiran karyawan yang digunakan untuk menghitung besaran tunjangan transport dan tunjangan uang makan.

2. Bahwa dengan Aplikasi Kepegawaian yang di rancang ini, menghasilkan suatu sistem untuk memproses pendataan gaji karyawan sehingga dihasilkan slip gaji karyawan.

Didalam layanan Sistem informasi yang akan dibangun ini, bagian keungan tinggal menginputkan data-data persuratan, penagihan, dan pengeluaran kas ke dalam sistem, dan sistem akan menyimpan data-data tersebut ke dalam database sehingga kemungkinan bagian keuangan akan kehilangan data sangat kecil. Seketika bagian keuangan membutuhkan data dan form tersebut untuk di print, maka sistem menyediakan fasilitas tersebut.